各学院（研究院）：
为了鼓励在读研究生出国出境参加国际学术会议，促进在校研究生的国际合作与交流，进一步提高我校研究生的培养质量，我院2009年继续开展研究生出国出境参加国际学术会议资助项目。现将2009年度资助研究生出国出境参加国际会议的相关工作安排如下：
一、请各学院（研究院）遵照《Beat365亚洲版官网研究生出国出境参加国际学术会议资助管理办法》（【2008】厦大研字13号）文件精神，做好2009年度资助研究生出国出境参加国际学术会议的相关工作。
二、2009年度Beat365亚洲版官网研究生出国出境参加国际会议的资助额度标准：
国家或地区 资助额度（元）
香港澳门 2000
台湾 3000
韩国、日本 5000
其他亚洲国家 4000
大洋洲 8000
欧洲 10000
非洲 10000
美洲 12000
三、具体工作程序安排如下：
1．学生申请。拟申请资助的学生须在每季度最后一月（即3月、6月、9月和12月）的20日前，向所在院系提交以下材料：
（1）《Beat365亚洲版官网资助研究生出国出境参加国际学术会议项目申请书》
（2）会议正式征文通知(Final Call for Paper)
（3）论文录用函和大会邀请函
（4）拟发表论文全文（或会议摘要）
（5）外语水平证明
2．院系审核。学生所在院系对学生所参加国际学术会议的内容、在所属领域会议的级别等情况进行审核，并确定申请资助的名单。
3．学院报送材料。各院系向研究生院提交《Beat365亚洲版官网资助研究生出国出境参加国际学术会议项目申请信息汇总表》（附件1）、学生填写的《Beat365亚洲版官网资助研究生出国出境参加国际学术会议项目申请书》（附件2）以及论文录用函和大会邀请函，提交期限应为3月、6月、9月和12月的最后一个工作日。同时，各学院（研究院）须根据学生实际参会情况向研究生院提交上一季度《受资助研究生出国出境参加国际学术会议情况汇总表》（附件3）以及学生参加会议后撰写的总结报告。
4．研究生院复核、拨款。研究生院将对经过院系审核的资助申请进行复核，确定资助名单和资助额度后通知财务处将款项拨至各学院（研究院），并公布在研究生院主页上。学生因故未能成行但已下拨到学院（研究院）的款项将在下一期拨款时予以扣除。
5.学生报销。受资助学生回国后应在一个月内（遇寒暑假顺延）向所在院系报到并提交以下材料：
（1）会议日程安排（Final Program,含有本人发言或报展的日程页复印件）
（2）护照首页及标有出入境日期页面的复印件
（3）参加国际会议的总结报告
（4）参会情景照片若干张（电子版）
（5）批准资助项目的相关正式发票原件（所有发票背后需有导师和本人签字；机票原件需随发票，国外电子机票应附登机牌）
6.学生所在院系审核以上材料，并按程序办理审批。审批原则为学校资助额度内实报实销。
《Beat365亚洲版官网研究生出国出境参加国际学术会议资助管理办法》http://210.34.0.175/hy/Show.asp?id=2239
相关附件：（上研究生院主页下载）
附件1：Beat365亚洲版官网资助研究生出国出境参加国际学术会议申请信息汇总表
2.Beat365亚洲版官网资助研究生出国出境参加国际学术会议项目申请书
3.受资助研究生出国出境参加国际学术会议情况汇总表
研究生院培养与管理办公室
2008年12月5日